Vnitřní oznamovací systém (VOS)
Firma SANTANA PRAGUE s.r.o., IČO: 25761986, na základě platné evropské legislativy přijala interní řídící dokument „Směrnice ochrana osob oznamujících porušení práva EU“. Tato směrnice popisuje základní principy procesního zabezpečení ochrany osoby oznamující (dále jen „oznamovatel“), která podala oznámení o porušování předpisů EU České informační agentuře životního prostředí. Příslušnou osobu určenou k přijímání, posuzování a řešení oznámení je jednatel společnosti, který/á je odpovědný/á za přijímání oznámení, nakládání s ním a za ochranu oznamovatele.
Cílem ochrany oznamovatele je umožnit odhalovat protiprávní jednání odehrávající se na pracovišti nebo při výkonu pracovní (či jiné obdobné) činnosti nebo v souvislosti s jejím výkonem, o kterých zaměstnanci a osoby v podobném postavení za normálních okolností zaměstnavatele nebo příslušné státní orgány neinformují, a to zejména ze strachu ze ztráty zaměstnání či jiného postihu. Může se však jednat i o oznámení jiného protiprávního jednání, které s činností zaměstnavatele nesouvisí, nicméně oznamovatel se o něm dozvěděl v souvislosti s prací v České informační agentuře životního prostředí.
Jaké protiprávní jednání lze ohlásit (oblasti, kterých se oznámení týká):
a. zadávání veřejných zakázek,
b. finanční služby, produkty a trhy a předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
c. bezpečnost a soulad výrobků s předpisy,
d. bezpečnost dopravy,
e. ochrana životního prostředí,
f. radiační ochrana a jaderná bezpečnost,
g. bezpečnost potravin a krmiv, zdraví a dobré životní podmínky zvířat,
h. veřejné zdraví,
i. ochrana spotřebitele,
j. ochrana soukromí a osobních údajů a bezpečnost sítí a informačních systémů.
Možnosti podání oznámení:
a. písemně,
b. ústně (na žádost oznamovatele i osobně)
Oznámení podané písemnou formou podává oznamovatel na formuláři „Oznámení o podezření na porušení práva EU“.
V případě písemného podání oznamovatel zašle vyplněný formulář na adresu:
Jednatel společnosti
SANTANA PRAGUE s.r.o.
Mezibranská 1367/21
110 00 Praha 1
na obálku uvede NEOTVÍRAT, předat do rukou jednatele společnosti
Je-li oznámení učiněno ústně na základě osobního rozhovoru, je příslušná povinna pořídit zvukovou nahrávku oznámení nebo jeho přepis. O nahrávání hovoru musí být oznamovatel informován. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky souhlas, nesmí ji příslušná osoba pořídit. V takovém případě se o podaném oznámení sepíše pouze písemný záznam, jehož obsah bude odpovídat protokolu podle § 18 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, ve znění pozdějších předpisů. V případě pořízení přepisu oznámení, i v případě sepsání záznamu se oznamovateli umožní, aby se k tomuto přepisu či záznamu vyjádřil a toto jeho vyjádření bude přílohou přepisu či záznamu oznámení.
Oznámení je možné podat i anonymně, avšak pro účely správného posouzení a prošetření je vhodné uvést alespoň identifikaci osob podezřelých ze spáchání porušení, podrobný popis porušení, konkrétní důkaz o protiprávním jednání, případně jakékoliv poznatky, které podporují podezření z porušení, jakýkoliv kontakt oznamovatele určený výhradně pro účely manažera etiky.
Lhůty:
Jednatel společnosti vyrozumí nejpozději do 7 dnů od přijetí oznámení oznamovatele o přijetí oznámení, pokud oznamovatel uvedl informaci, kam a jakým způsobem ho lze vyrozumět o přijetí oznámení a způsobu jeho vyřízení. Nejpozději do 3 kalendářních měsíců od přijetí oznámení a odeslání potvrzení o přijetí oznámení nebo 3 kalendářních měsíců a 7 dnů v případě, že nebyl oznamovatel vyrozuměn, vyrozumí jednatel společnosti oznamovatele o výsledku šetření, zda se oznámení týkalo určených oblastí a zda došlo k nápravě stavu uvedeného v oznámení, případně jaké vhodné opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu na základě uzavřeného šetření organizace provedla.
Uveřejnění oznámení
Uveřejnění oznámení je další možností pro oznamovatele, kteří by se z níže uvedených možností nedokázali domoci postupu při řešení svého oznámení. Uveřejnění je plnohodnotnou formou oznámení a přiměřeně se na něj použijí všechna ustanovení týkající se oznámení. Je-li oznámení uveřejněno, náleží osobě, která takové oznámení učinila, ochrana před odvetným opatřením. Uveřejněním se rozumí jakékoliv zpřístupnění informací uvedených v oznámení veřejnosti, tzn. například prostřednictvím sociální sítě, příspěvku v médiích či na internetových stránkách.
Oznamovatel může oznámení uveřejnit, nastane-li jedna z těchto možností:
a. v návaznosti na podané oznámení prostřednictvím VOS nebylo ve stanovených lhůtách přijato vhodné opatření,
b. nečinností oznamovatele by mohlo dojít k ohrožení významného veřejného zájmu, např. z důvodu nebezpečí z prodlení,
c. není možné bez podstoupení zvýšeného rizika (například zničení důkazů, maření řádného posouzení oznámení či postihu oznamovatele) podat oznámení u Ministerstva spravedlnosti.
Uveřejnění využije oznamovatel pouze ve výjimečném případu, kdy není možné dosáhnout účelu oznámení využitím standardních kanálů (VOS). Naplnění podmínek pro uveřejnění oznámení pak záleží na subjektivním posouzení oznamovatele. Vyjde-li později najevo, že podmínky v daném případě naplněny nebyly, bude oznamovatel za své jednání odpovědný podle příslušných právních předpisů.